Makalah PPBS

Pendahuluan

A.    Latar Belakang Masalah

PPBS merupakan teknik penganggaran yang didasarkan pada teori sistem yang berorientasi pada output dan tujuan dengan penekanan utamanya adalah alokasi sumberdaya berdasarkan analisis ekonomi. Sistem anggaran PPBS tidak mendasarkan pada struktur organisasi tradisional yang terdiri dari divisi-divisi, namun berdasarkan program, yaitu pengelompokkan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. PPBS adalah salah satu program penganggaran yang ditujukan untuk membantu manajemen pemerintahan di dalam membuat keputusan alokasi sumberdaya secara lebih baik. Hal tersebut disebabkan oleh sumberdaya yang dimiliki pemerintah yang terbatas jumlahnya, sementara tuntutan masyarakat sangat banyak bahkan tidak terbatas jumlahnya. Dalam keadaan seperti itu, pemerintah dihadapkan pada pilihan alternatif keputusan yang memberikan manfaat paling besar dalam pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. PPBS memberikan rerangka untuk membuat pilihan tersebut.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut:

1.      Apa yang dapat dipahami mengenai PPBS?

2.      Apa yang menjadi Karakteristik mengenai PPBS?

3.      Apa keunggulan dari PPBS?

4.      Apa kelemahan dari PPBS?

5.      Apa konsepsi pokok PPBS?

6.      Apa komponen pokok PPBS?

7.      Apa yang menjadi masalah utama dalam PPBS?

8.      Apa itu Budgetting dan PPBS?

9.      Manfaat PPBS ?

C.    Tujuan Makalah

Berdasarkam rumusan permasalahan dalam makalah ini, sebagai berikut:

1.      Dapat dipahami mengenai PPBS.

2.      Dapat mengetahui Karakteristik mengenai PPBS.

3.      Dapat mengetahui keunggulan dari PPBS.

4.      Dapat mengetahui kelemahan dari PPBS.

5.      Dapat mengetahui konsepsi pokok PPBS.

6.      Dapat mengetahui yang menjadi masalah utama dalam PPBS.

7.      Dapat mengetahui Budgetting dan PPBS.

8.      Dapat mengetahui Budgetting dan PPBS.

9.      Dapat mengetahui manfaat PPBS.

D.    Manfaat Makalah

1.      Manfaat bagi Penyusun

2.      Manfaat bagi Pembaca

E.     Batasan Masalah

Pada makalah ini mengenai “Planning Programming Budgeting System”, batasan masalahnya adanya hanya sebatas mengenai Konsepsi  Sistem dalam Perencanaan Anggaran saja.

BAB II

LANDASAN TEORI

1.      Pengertian

PPBS merupakan teknik penganggaran yang didasarkan pada teori sistem yang berorientasi pada output dan tujuan dengan penekanan utamanya adalah alokasi sumberdaya berdasarkan analisis ekonomi. Sistem anggaran PPBS tidak mendasarkan pada struktur organisasi tradisional yang terdiri dari divisi-divisi, namun berdasarkan program, yaitu pengelompokkan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. PPBS adalah salah satu program penganggaran yang ditujukan untuk membantu manajemen pemerintahan di dalam membuat keputusan alokasi sumberdaya secara lebih baik. Hal tersebut disebabkan oleh sumberdaya yang dimiliki pemerintah yang terbatas jumlahnya, sementara tuntutan masyarakat sangat banyak bahkan tidak terbatas jumlahnya. Dalam keadaan seperti itu, pemerintah dihadapkan pada pilihan alternatif keputusan yang memberikan manfaat paling besar dalam pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. PPBS memberikan rerangka untuk membuat pilihan tersebut.
Lebih lanjut PPBS dijelaskan dalam beberapa istilah antara lain:

1.       Planning, pada pokoknya memikirkan dan memastikan segala apa yang menjadi kebutuhan riil, menentukan data-data, tujuan serta memilih jalannya guna mencapai data-data tersebut dari sekian banyak alternatif.

2.      Programming, adalah mengatur, mengorganisir, dan membimbing rangkaian jalan-jalan tertentu yang menuju tercapainya tujuan dan data-data sebagaimana yang ditetapkan dalam planning.

3.      Budgeting, yaitu menterjemahkan keputusan-keputusan planning programming tersebut diatas menjadi rencana-rencana keuangan khusus selama suatu periode.

4.      System, adalah mekanisme yang melakukan integrasi, checking, dan peninjauan kembali serta koreksi terhadap semua desisi planning, programming, budgeting, sehingga segala sesuatunya berlangsung didalam ranga administrasi yang stabil dan konsekuen.
PPBS (planning, programming, budgeting system) bermakna bahwa perencanaan, penyusunan program dan penganggaran dipandang sebagai suatu system yang tak terpisahkan satu sama lainnya. PPBS merupakan suatu proses yang komprehensif untuk pengambilan keputusan yang lebih efektif. Beberapa ahli memberikan pengertian, antara lain: Kast Rosenzweig (1979) mengemukakan bahwa PPBS merupakan suatu pendekatan yang sistematik yang berusaha untuk menetapkan tujuan, mengembangkan program-program, untuk dicapai, menemukan besarnya biaya dan alternative dan menggunakan proses penganggaran yang merefleksikan kegiatan program jangka panjang. Sedangkan Harry J. Hartley (1968) mengemukakan bahwa PPBS merupakan proses perencanaan yang komprehensif yang meliputi program budget sebagai komponen utamanya.

Dalam proses PPBS, pengertian system ukan sekedar metode atau cara, tetapi mempunyai bentuk atau susunan yang mempunyai ciri-ciri tersendiri, sebagaimana tercantum dalam kamus The New Webster Dictionary System yaitu:

1.      Kumpulan bundar yang secara keseluruhan membentuk kaitan yang teratur,

2.      Benda-benda yang dihubungkan menurut skema,

3.      Sejumlah benda angkasa yang bergerak diantara satu dengan yang lain menurut hokum-hukum tertentu,

Suatu rencana atau skema pola-pola konsepsi suatu subjek dihubungkan secara keseluruhan.
Dengan perkataan lain, system itu merupakan susunan alat-alat yang satu sama lain saling keterkaitan yang sangat menentukan bentuk baru suatu system sehingga dapat dijelaskan bahwa system itu sesuatu yang:

·         Terdiri dari bagian-bagian,

·         Bagian-bagian itu membentuk sesuatu,

·         Bagian-bagian itu mempunyai jalinan satu sama lain,

·         Jalinan bagan-bagian itu menentukan susunan.

Menurut Hans E. Kawulusan, suatu system yang baik mempunyai karakteristik:

1.      Teleologis, yang berarti organisasi itu selalu terarah pada tujuan tertentu,

2.      Home a statis, adanya ketangguhan akan ketahanan dalam tubuh organisasi,

3.      Sinergik, adanya faktor-faktor tertentu dalam kerjasama antar komponen yang memungkinkan dicapainya hasil yang maksimal.

4.      Echologically, system itu dapat beradaptasi terhadap lingkungan sekitar.
Pengkajian terhadap system bila dihubungkan dengan permasalahan anggaran akan tampak dengan jelas bahwa anggaran itu merupakan suatu system, karena:

ü  Anggaran mempunyai susunan tersendiri dari bagian-bagian (penerimaan, pengeluaran, pasal-pasal) yang tujuannya memudahkan untuk mengetahui alokasi dana tersebut.

ü  Proses penyusunan anggaran dalam PPBS juga merupakan suatu system yaitu:

Ø  Mempunyai bagian-bagian (subsistem) yaitu planning, programming, dan budgeting.

Ø  Subsistem tersebut saling mempunyai kaitan yang mempengaruhi tujuan anggaran.

Ø  Keterkaitan tersebut diartikan dalam tata susunan yang teratur dan berurutan.
Mempunyai sasaran dan tujuan tertentu.

PPBS merupakan pendekatan yang sistematik. Oleh kaena itu, untuk menerapkan PPBS diperlukan pemahaman tentang konsep dan teori system. PPBS merupakan suatu proses perencanaan komprehensif. Penerapannya hanya dimungkinkan untuk masalah-masalah yang kompleks dan dalam organisasi yang dihadapkan pada masalah yang rumit dan komprehensif.

BAB III

PEMBAHASAN

A.  Penjelasan mengenai PPBS

PPBS merupakan salah satu sistem yang memiliki elemen-elemen yang saling berkaitan , yaitu Planning , Programming, Budgeting . dalam mencapai tujuannya PPBS, merencanaakan suatu program dengan mempertimbangkan biaya atau berdasarkan biaya yang ada , disesuaikan dengan kebutuhan yang ada, sehingga anggaran yang dikeluarkan untuk merealisasikan program tersbut bisa lebih efektif dan efisien. Apabila dalam perjalanan atau aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah di buat, ada elemen yang tidak ada atau rusak,. Maka aktivitas ini tidak berjalan lancar, karena pada dasarnya elemen-elemen tersebut saling berkaitan satu sama lain, tidak bisa dipisahkan.

B.     Karakteristik PPBS

Dalam PPBS memiliki karakteristik yaitu:

1.       Berfokus pada tujuan dan aktivitas (program) untuk mencapai tujuan. Yaitu dalam PPBS haruslah semua program yang ada harus mengacu pada tujuan yang jelas.

2.      Secara eksplisit menjelaskan implikasi terhadap tahun anggaran yang akan datang, karena PPBS berorientasi pada masa depan. Yaitu bahwa PPBS merupakan acuan ke masa yang akan datang dengan memperhatikan segala aspek yang ada yang bisa membantu, khususnya dalam hal perencanaan, sehingga angggaran yang dikeluarkan bisa lebih efektif dan efisien.

3.      Mempertimbangkan semua biaya yang terjadi. Yaitu dalam merealisasikan tujuan dalam bentuk program yang ada, lalu akan adanya dana yang harus dikeluarkan, dana yang dikeluarkan tersebut haruslah sesuai dengan kebutuhan yang ada, sehingga lenih efektif dan efisien.

4.      Dilakukan analisis secara sistematis atas berbagai alternatif program, yang meliputi: (a) identifikasi tujuan, (b) identifikasi secara sistematik alternatif program untuk mencapai tujuan, (c) estimasi biaya total dari masing-masing alternatif program, (d) estimasi manfaat (hasil) yang ingin diperoleh dari masing-masing alternatif program.

C.                     Keunggulan PPBS

1.      Menggambarkan tujuan organisasi yang lebih nyata dan membantu pimpinan di dalam membuat keputusan yang menyangkut usaha pencapaian tujuan.

2.      Menghindarkan adanya pertentangan dan overlaping program dan mewujudkan sinkronisasi dan integrasi antar aparat organisasi dalam proses perencanaan.

3.      Alokasi sumberdaya yang lebih efisien dan efektif berdasarkan analisis manfaat dan biaya untuk mencapai tujuan, karena PPBS menggunakan teori marginal utility.

4.      Dalam jangka panjang dapat mengurangi beban kerja.

5.      Lintas departemen, sehingga dapat meningkatkan komunikasi, koordinasi dan tentunya adalah kerja sama yang baik antara departemen.

D.                     Kelemahan PPBS

1.      PPBS membutuhkan sistem informasi yang canggih, ketersediaan data, adanya sistem pengukuran dan staf yang memiliki kapabilitas tinggi.

2.      Implementasi PPBS membutuhkan biaya yang besar, karena PPBS membutuhkan teknologi yang canggih.

3.      PPBS hanya bagus secara teori, namun peng implementasian nya cukup sulit.

4.      PPBS mengabaikan realitas politik dan realitas organisasi sebagai kumpulan manusia yang kompleks.

5.      Memerlukan pengelola yang ahli dan memiliki kualitas tinggi.

6.      Pengaplikasian PPBS menghadapi masalah teknis. Hal ini terkait dengan sifat program atau kegiatan yang lintas departemen, sehingga menyulitkan di dalam mengalokasikan biaya. Sementara itu, sistem akuntansi dibuat berdasarkan departemen, bukan program.

E.   Konsepsi Pokok PPBS

Ada beberapa konsep daripada PPBS, yang meliputi beberapa hal. Antara lain:

1.      Tujuan Menjadi pengarah pada hasil yang akan diperoleh ataupun pelayanan dan jasa-jasa yang akan diberikan.

2.      Alternatif  Cara Menyajikan pilihan dari serangkaian cara ataupun tindakan.

3.      Hasil Guna. Berkaitan dengan pengukuran atas tingkat keberhasilan tindakan dalam rangka pencapaian tujuan

4.      Dimensi Waktu. Memperkiran perspektif secara tahunan dalam mempertimbangkan akibat dari tuntutan yang diproyeksi pada masa mendatang.

5.      Prioritas.
Berkaitan dengan penentuan atas tindakan yang diutamakan, akan diambil kriteria pilihan tertentu.

6.      Pengendalian atau Pengawasan. Pengendalian atau pengawasan ke tata laksanaan yang terintegrasi berkaitan dengan sistem pelaporan dan aliran balik informasi.

7.       Daya guna. Berkaitan dengan pengukuran atas tingkat hasilnya tindakan pencapaian tujuan, jika tujuan dan tindakan itu dapat dinyatakan dan dinilai secara kuantitatif.

F.                       Komponen Pokok PPBS

Selain konsepsi, di PPBS juga terdapat beberapa komponen pokok yang perlu kita ketahui, antara lain:

1.      Analisis.
Merupakan komponen utama PPBS. Analisis ini begitu penting, karena tanpa adanya analisis terlebih dahulu maka perencanaan dan pelaksanaan akan dirasa akan sia-sia. Sebab yang terjadi nantinya akan bertolak belakang dengan yang diharapkan.

2.      Program.
Merupakan komponen dasar penyusunan program, menunjukkan penyatuan kegiatan dan sumber yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau serangkaian tujuan tertentu.

3.      Struktur Program.

Merupakan suatu sistem untuk mengelompokkan kegiatan pemerintah dalam tingkatan hubungan yang berorientasi pada tujuan tanpa memperhatikan lokasi organisasi dari kegiatan itu.

4.      Bentuk Anggaran.
Dalam PPBS, penyajian anggaran adalah bentuk program yang didasarkan perhitungan untuk jangka beberapa tahun mendatang.

5.       Rencana Tindakan.
Dibagian ini, penterjemahan anggaran ke dalam bentuk program, di dalam artian siapa yang berbuat apa, bilamana, dimana dan dengan sumber apa saja. Setiap tujuan program perlu diselaraskan dengan tujuan organisasi.

6.      Sistem Informasi.
Mekanisme feedback dapat diinterpretasi sebagai penyampaian informasi tentang akibat dari keputusan, sehingga dapat diambil tindakan setelah dilakukan evaluasi keputusan yang ada.

Untuk memahami PPBS secara baik, maka perlu kita perhatikan sifat-sifat esensial dari system ini. Esensi dari PPBS adalah sebagai berikut:

§  Memperinci secara cermat dan menganalisis secara sistematik terhadap tujuan yang hendak dicapai.

§  Mencari alternative-alternatif yang relevan, cara yang berbeda-beda untuk mencapai tujuan.

§  Menggambarkan biaya total dari setiap alternative, baik langsung ataupun tidak langsung, biaya yang telah lewat ataupun biaya yang akan dating, baik biaya yang berupa uang maupun biaya yang tidak berupa uang.

§  Memberikan gambaran tentang efektifitas setiap alternative dan bagaimana alternative itu mencapai tujuan.

§  Membandingkan dan menganalisis alternative tersebut, yaitu mencari kombinasi yang memberikan efektivitas yang paling besar dari suber yang ada dalam pencapaian tujuan .

G.  Langkah-langkah utama dalam perencanaan, pemrograman dan sistem anggaran

a)                   Identifikasi dan penghitungan tujuan dan sasaran organisasi.

b)                  Menentukan total sistem secara rinci, termasuk lingkungan tujuan ‘, sumber daya yang tersedia, program dan tujuan mereka, dll

c)                  Perencanaan dan analisis. Ini melibatkan proses untuk terus mengembangkan, membandingkan dan menganalisa program-program alternatif, sehingga berkembang paket yang paling sesuai bagi organisasi.

d)                  Pengembangan kinerja langkah yang tepat untuk program organisasi.

e)                  Pemrograman dan: paket disepakati “program” lengkap dengan kebutuhan sumber daya dan hasil yang diharapkan disajikan dalam bentuk “anggaran diprogram.”

f)                   Pelaporan dan pengawasan; Perencanaan, Pemrograman dan penganggaran Sistem memerlukan layanan informasi canggih yang mampu memantau proses membuat arah mencapai tujuan organisasi. Kinerja, oleh karena itu, menekankan pencapaian dan non-pencapaian tujuan yang diinginkan, bukan jumlah yang dibelanjakan yang fokus dalam sistem penganggaran tradisional.

g)                  Pengembangan setiap tahun dari program multi-tahun dan rencana keuangan.

H.    Budgeting dan PPBS

Pelaksanaa suatu rencana dapat dimulai hanya setelah yang berwenang member sutu otoritas operasional untuk bertindak. Suatu kegiatan, adalah sesuatu yang mengkonsumir sumer daya dan atau waktu. Maka, diperlukan suatu otoritas untuk memulai suatu aktivitas tertentu dalam janka waktu tertentu. Sarana (instrument) yang paling banyak digunakan untuk memberikan otoritas guna pemakaian sumber daya terentu didalam jangka waktu tertentu adalah budgeting.

Budget dengan arti tersebut menjadi suatu bagian dari legislasi, pada tingkat institusi maka secara hokum maupun peraturan suatu budget tahunan haus disetujui oleh suatu dewan pengurus. Dalam kedua arti diatas, budget menjai otoritas yang syah atas dasar mana semua pelaksanaan memulai melaksanakan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dari organisasi yang bersangkutan. Tahap-tahap terpenting dalam proses budget yaitu :

a.    Identifikasi dari aktivitas-aktivitas yang harus dijalankan dalam jangka waktu budget itu.

b.    Identifikasi dari sumber-sumber yang dinyatakan dalam orang, mesin, dan material.

c.    Penetapan biaya-biaya dari sumber-sumber.

d.   Penyajian dari budget.

e.    Usaha memperoleh persetujuan dari pejabat-pejabat yang berwenang.

f.    Budgeting sebagai langkah pertama dalam pelaksanaan perencanaan.
Suatu rencana yang hendak dilaksanakan pertama harus diperoleh suatu otoritas oprasionil dalam bentuk budget. Dengan demikian, budgeting merupakan langkah pertama dalam pelaksanaan rencana. Suatu rencana dapat dilaksanakan sampai pada tingkat dimana aktivitas-aktivitas untuk menapai hasil dan tujuan sudah tercantum didalam seri budget-budget yang meliputi periode rencana itu. Hal ini telah dengan tegas dinyatakan bahwa budget adalah pelayan yang setia dari rencana.

I.     Manfaat

a.          Manfaat bagi Penulis

Secara wawasan penulis semakin bertambah dengan pembuatan makalah ini, karena dengan mempelajari baik secara teoritis maupun secara intelektual penulis secara tidak langsung.

b.         Manfaat bagi pembaca

Bagi pembaca lebih mengetahui secara konkret dengan ada nya makalah ini, diharapkan pembaca lebih antusias dengan berbagai masalah.

BAB IV

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Dalam pembentukan makalah ini, yang dapat kami simpulkan bahwa:

1.      PPBS merupakan sistem.

2.      Memiliki karakteristik,

3.      Memiliki keunggulan,

4.      Memiliki kelemahan,

5.      Memiliki konsepsi,

6.    Memiliki manfaat , yaitu diantaranya bahwa dalam penyusunan sebuah program yang telah direncanakan sebelumnya dengan memperhatikan biaya, agar program yang direncanakan lebih efektif dan efisien.

B.     SARAN

Diharapkan dengan adanya sistem PPBS ini, program yang telah di rencanakan sebelumnya bisa dilaksanakan secara efektif dan efisien dengna mempertimbangkan dana atau biaya untuk merealisasikan program tersebut.